Tres momentos del reparto
Un reparto se entiende si lo partís en tres momentos. Primero se arma el pedido: qué mercadería, para quién y a qué dirección. Después sale con una persona. Al final cierra: se entregó, no había nadie o volvió al depósito. Si cada momento queda en un chat distinto, a la tarde nadie puede decir con certeza qué pasó.
Definí estados cortos, con las palabras que ya usa el equipo. Pendiente, en camino, entregado y no entregado alcanzan para empezar. No entregado necesita un motivo: no atendieron, la dirección no cierra, pidieron otro día o rechazaron parte del pedido. Sin ese motivo, lo que vuelve se mezcla con lo que todavía no salió. Si prometés la mañana, la salida es por la mañana.
Qué anotar antes de salir
Anotá lo que vas a preguntar después. Un número de pedido que no se repita. Qué bultos salen, descrito de un modo que se entienda en la calle. La dirección y, si hace falta, una referencia del barrio. Quién lo lleva y a qué hora salió. Si el mismo pedido se parte en dos viajes, son dos salidas. Si el cliente recibe menos de lo pedido, escribí qué falta. Antes de cargar, quien reparte confirma que lo que sube está en la lista.
La hoja del día
La hoja de ruta es la lista de paradas de una persona, en el orden en que conviene recorrerlas. Puede estar en una planilla, en una hoja impresa o en el celular. Sirven si dicen lo mismo. Si el papel tiene una dirección y la pantalla otra, cada uno sigue la que tiene a mano y el cierre no coincide. Armala antes de salir. Quien coordina ve todas las hojas. Quien maneja ve la suya: la parada, qué lleva y cómo marcar el resultado. Si el celular se queda sin señal, la copia impresa permite seguir. Al volver, esas marcas pasan al registro del local.
El comprobante que viaja con la mercadería
En el depósito, el control interno dice si el pedido salió y si volvió. En la calle, la mercadería suele ir con un comprobante. La Dirección General Impositiva, en la Resolución 798/012, define el e-Remito como el comprobante fiscal electrónico usado para documentar el movimiento físico de bienes. Un comprobante fiscal electrónico, o CFE, es la versión digital del documento que antes se hacía en papel. Si la operación es una exportación, ese comprobante se llama e-Remito de exportación. La resolución lo define como valorado, porque lleva el valor de los bienes, y también documenta el movimiento.
Ese documento no cumple el mismo rol que la e-Factura o el e-Ticket. En la misma resolución, la e-Factura documenta operaciones con otros contribuyentes identificados con número de RUC, el registro de la empresa ante la DGI. El e-Ticket documenta operaciones con consumidores finales, quien compra para uso propio. El e-Remito documenta que los bienes se movieron. Tu contador indica cuál corresponde: una venta ya facturada, mercadería entre locales propios, o un envío que todavía no es una venta.
Si la DGI ya te autorizó a documentar con comprobantes electrónicos, la resolución pide imprimir y entregar una representación de ese comprobante cuando hay movimiento físico de bienes. Esa representación es el papel, o el archivo equivalente, con el contenido del comprobante. Hay una salvedad para el traslado interno, cuando movés bienes dentro de tu empresa, por ejemplo de un depósito a un local. Ahí se puede omitir la entrega impresa si quien traslada lleva el comprobante como imagen o como PDF, el archivo que se abre en el celular.
La guía de la DGI sobre el régimen electrónico agrega un dato concreto. La constancia G habilita a imprimir comprobantes que la empresa todavía no certificó, y solo se puede pedir para el remito, siempre que no se haya pedido incluir ese comprobante en la facturación electrónica. Una constancia, acá, es la autorización de la DGI para emitir o imprimir ese documento. Con esas condiciones, una empresa puede facturar en forma electrónica y seguir imprimiendo el remito. Confirmalo con tu contador antes de cambiar el circuito.
Quién recibió y qué vuelve
Decir que el cadete pasó no cierra la entrega. Dejá cómo terminó: entregado, con el nombre de quien recibió y la hora, o no entregado, con el motivo. Si te sirve ante un reclamo, sumá una foto de dónde quedó el bulto. El nombre de quien recibe identifica a una persona. La guía de la URCDP para micro y pequeñas empresas explica que los datos se piden para un fin concreto y no se pueden usar para un fin distinto. Pedí ese nombre para dejar constancia de la entrega, no para una lista de novedades, y no lo dejes solo en el celular de quien reparte.
Lo que vuelve entra el mismo día. Un pedido no entregado se marca otra vez como pendiente, con el motivo, y queda claro quién lo reprograma. Si rechazaron una parte, separá lo devuelto de lo entregado antes de cerrar. Si un tercero hace el envío, el pedido no se cierra al entregarle los bultos: se cierra cuando confirman que el cliente recibió, o cuando la mercadería vuelve.
Usá una sola regla para el stock. Si baja cuando el bulto sale, lo que vuelve entra de nuevo ese día. Si baja cuando el cliente recibe, no lo bajes en la salida. Mezclar las dos hace que el depósito y la calle cuenten distinto.
La calle y el local
Quien está en la calle necesita poco: la próxima parada, la dirección, los bultos y una forma clara de cerrar. Quien coordina necesita el día: qué salió, qué sigue en camino y qué volvió. Si los dos registran en el mismo lugar, el grupo de mensajes deja de ser el archivo del reparto. Empezá por un circuito, como la mañana en tu zona, y recorré ese día completo antes de sumar el resto.